Efter en undersökning får patienten ett kostnadsförslag på en krona, en bro eller ett implantat. Patienten säger att hen ska fundera. Sedan händer ingenting. Förslaget ligger kvar i journalen, behandlingen blir aldrig bokad och ingen på kliniken märker det förrän patienten kommer på nästa undersökning, ofta med ett större problem.
Det är sällan ett säljproblem. Det är ett uppföljningsproblem, och det går att lösa med en enkel rutin.
De flesta patienter som inte svarar har inte sagt nej. De har skjutit upp beslutet. Vanliga skäl är:
Första steget är att se vilka förslag som väntar. Det låter enkelt, men i många journalsystem är kostnadsförslag något man hittar per patient, inte något man ser som en lista över hela kliniken. Därför behöver uppföljningen en egen vy: vilka förslag saknar svar, hur gamla är de och vilken behandlare gjorde undersökningen.
I Welvo heter den vyn Förslag som väntar. Den visar kostnadsförslag som varken fått svar eller lett till en bokad tid, går att filtrera på hur många dagar förslaget har legat och delas upp per behandlare. Talet överst och listan nedanför är samma rader, så det finns inget att stämma av. Härifrån kan kliniken skicka en påminnelse via mejl till de patienter man väljer.
Det finns ingen gyllene regel, men en rytm som fungerar för många kliniker ser ut så här:
Poängen är att varje kontakt ska vara hjälpsam. Svara på frågan patienten inte ställde, berätta vad som händer om behandlingen väntar och gör det lätt att boka. Ingen vill få fem mejl om samma bro.
Uppföljningen faller platt om patienten sedan måste ringa under telefontid för att boka. Många bestämmer sig på kvällen, när de har tänkt klart. Om det då går att ringa eller chatta med kliniken och få en tid direkt ökar chansen att beslutet blir en bokning. Det är där en AI-receptionist som bokar rakt in i journalen gör skillnad, eftersom tiden landar hos rätt behandlare utan att någon behöver föra in den i efterhand. Läs mer om hur det fungerar med ert [bokningssystem för tandvården](/tand/bokningssystem).
Ha också en rutin för de patienter som faktiskt tackar nej. Notera skälet. Om många säger nej av samma anledning, till exempel betalningen, är det värt att se över hur förslaget presenteras.
Den största vinsten kommer sällan från smartare mejl. Den kommer från att någon tittar på listan varje vecka. Utse en ansvarig, sätt en fast tid och börja med de äldsta förslagen.
Vill du se hur Förslag som väntar och resten av [Welvos funktioner](/funktioner) ser ut med er egen data? [Boka en demo](/kontakt) så går vi igenom det tillsammans.
Läs vidare