Frågan kommer nästan alltid vid samma tillfälle. Telefonen går varm, receptionen hinner inte med, och någon i ledningen föreslår att kliniken helt enkelt anställer en person till. Det är ett fullt rimligt förslag. Men innan pengarna binds i en tjänst är det värt att ställa den mot alternativet, och att räkna på båda med samma måttstock.
En receptionist gör mycket mer än att svara i telefon. Hen tar emot patienter i dörren, hanterar betalningar, löser det som inte går att skripta och håller ihop dagen när något går snett. Den delen går inte att automatisera bort, och den bör man inte heller försöka automatisera bort.
Det man däremot köper är kapacitet under kontorstid. En anställd täcker en arbetsdag, inte kvällar, inte helger, inte sjukdagar och inte semesterveckor. Ringer patienten klockan 19 en söndag är tjänsten inte bemannad, oavsett hur duktig personen är.
En AI-receptionist täcker det motsatta. Den svarar när ingen annan gör det, tar emot flera samtal samtidigt när måndagsmorgonen exploderar, och bokar direkt in i journalsystemet. Welvo arbetar mot Muntra, Opus, BokaMera och Frenda via Leyr, samt Assisdent och Acute i Finland och EasyPractice och al dente i Danmark.
Den ersätter däremot inte människan i receptionen. Den tar första samtalet och det som är rutin, så att personalen får jobba med patienten som står framför dem. Hur det fungerar i praktiken finns beskrivet under [funktioner](/funktioner) och för estetiksidan under [AI-telefonsvarare för skönhetskliniker](/skonhet/ai-telefonsvarare).
Undvik generella branschsiffror. Använd klinikens egna. Fyra frågor räcker för att göra jämförelsen ärlig:
I praktiken landar de flesta kliniker i en kombination. Receptionen behålls och avlastas, och AI-receptionisten tar kvällar, helger, köer och den kallelselista som annars aldrig blir ringd. Då blir frågan inte vem som ska ersätta vem, utan vilket arbete som ska ligga var.
Vill man ställa alternativen bredvid varandra finns en översikt under [jämför](/jamfor).
Innan beslutet fattas är det värt att mäta en enda vecka. Notera hur många samtal som kommer in utanför öppettid och hur många som aldrig återkommer. Den siffran brukar avgöra frågan på egen hand.
Vill du se hur det skulle se ut för din klinik bokar vi gärna en demo på tjugo minuter och går igenom ert eget flöde.
Läs vidare