Patientflöde

Inaktiva tandvårdspatienter: så får du tillbaka dem

Patienter som slutat komma är klinikens billigaste tillväxt. Så sorterar du listan, formulerar kontakten och ser till att den leder hela vägen till en bokad och genomförd tid.

Varje tandklinik har dem. Patienter som var regelbundna en gång och som sedan slutade komma. De flyttade inte, de blev inte missnöjda, de halkade bara ur rutinen. I journalsystemet ligger de kvar som en tyst lista, och den listan är nästan alltid klinikens billigaste tillväxt. Att vinna tillbaka en patient som redan känner er kostar betydligt mindre än att köpa en ny.

Varför patienter försvinner utan att säga något

De vanligaste orsakerna är odramatiska. En tid blev ombokad och sedan aldrig bokad igen. Kallelsen kom när patienten var på semester. Någon bytte telefonnummer och kallelsen gick till ett nummer som inte längre finns. Ett besök sköts upp i väntan på en ekonomiskt lugnare månad och glömdes sedan bort.

Ingen av de här patienterna behöver övertalas. De behöver bli påminda vid ett tillfälle då de faktiskt kan svara, och de behöver ett nästa steg som går att ta direkt.

Börja med att sortera listan

Alla inaktiva patienter är inte lika angelägna att kontakta. Sortera innan ni hör av er:

• Patienter med påbörjad men avbruten behandling. De har högst benägenhet att återkomma.
• Patienter som varit regelbundna i flera år och som saknar besök de senaste arton månaderna.
• Patienter med ett dokumenterat behov som aldrig bokades, till exempel en rekommenderad krona.
• Patienter med uppenbart felaktiga kontaktuppgifter. Dem ska ni rätta, inte kontakta.
• Patienter som aktivt tackat nej eller bytt klinik. Dem ska ni lämna ifred.

Kontakten ska leda hela vägen till en tid

Det vanligaste misstaget är att skicka ett vänligt meddelande som slutar med orden "hör gärna av dig". Då flyttas arbetet till patienten och till er reception. En återaktivering fungerar först när meddelandet innehåller ett konkret nästa steg, alltså en tid som går att bekräfta direkt eller ett nummer som faktiskt svarar när patienten ringer på kvällen.

Det är här de flesta kliniker tappar effekten. Utskicket går ut på tisdagen, samtalen kommer in på tisdag kväll, och telefonen är obemannad. Se hur [en AI-receptionist svarar när receptionen har stängt](/funktioner).

Så löser Welvo det i praktiken

Welvo läser och skriver direkt i journalsystemet, till exempel Muntra, Opus eller BokaMera. Återaktiveringen blir därför inget sidospår i ett separat verktyg. Eira, vår AI-receptionist, svarar i telefon och chatt, letar lediga tider i den riktiga kalendern och bokar patienten på plats. Påminnelser går ut inför besöket, så att den återvunna tiden faktiskt blir ett genomfört besök och inte en ny lucka.

Kliniken bestämmer tonen, vilka behandlingar som får bokas och vad som alltid ska lämnas vidare till en människa. Mer om hur det hänger ihop finns under [bokningssystem för tandvård](/tand/bokningssystem).

Mät tre tal, inte tio

Följ upp hur många som kontaktades, hur många som bokade och hur många som faktiskt kom. Skillnaden mellan de två sista talen säger mer om era påminnelser än om ert utskick. Börja med en mindre grupp, justera texten och tiderna, och ta sedan resten av listan.

Vill du se hur det skulle se ut i er egen kalender? [Boka en kort demo](/kontakt) så går vi igenom listan tillsammans.

KOM IGÅNG IDAG

Redo att prova Welvo?

Se hur Welvo kan ta hand om din kliniks patientkommunikation, 24 timmar om dygnet.