På många tandkliniker ser veckan likadan ut varje gång. Mellan åtta och tio på måndagen ringer telefonen oavbrutet, receptionen står samtidigt med patienter i luckan, och samtal efter samtal läggs på innan någon hunnit svara. Resten av veckan är trycket betydligt jämnare. Flaskhalsen är alltså sällan bemanningen i stort, den är koncentrerad till några få timmar.
Helgen samlar ihop tre dygn av behov som ingen kunnat ringa in. Samtidigt planerar många patienter sin vecka just på måndagen och ringer så fort de vet hur den ser ut. Det som hamnar i kön är oftast enkla ärenden:
En patient som inte kommer fram lämnar sällan ett meddelande. Hen provar en gång till, och om det fortfarande är upptaget söker hen upp nästa klinik. Ni ser aldrig samtalet i statistiken, ni ser bara en tid som aldrig blev bokad. Det är därför missade samtal är så lätta att underskatta. De syns inte som ett problem, de syns som tystnad.
Det första steget är att flytta enkla ärenden bort från telefonen helt. Om varje bekräftelse och påminnelse innehåller en länk där patienten kan om eller avboka själv, försvinner en stor del av måndagssamtalen innan de ringts.
Det andra är att låta något svara parallellt. En människa tar ett samtal i taget. Toppen på måndagen handlar just om samtidighet, inte om totalvolym.
Det tredje är att se till att svaren faktiskt landar i journalsystemet. En bokning som antecknas på en lapp och förs in senare är ett fel som väntar på att hända.
Welvos AI-receptionist Eira svarar i telefon och chatt dygnet runt, även när tio patienter ringer samtidigt. Hon bokar, ombokar och avbokar direkt i ert journalsystem, med koppling till Muntra, Opus Dental, BokaMera och Frenda via Leyr. Det som kräver en människa lämnas vidare till receptionen med ärendet redan sammanfattat, så att ni börjar i mitten av samtalet i stället för i början.
Effekten är att måndagstoppen planas ut. Receptionen får arbeta med patienterna som står framför dem, och de som ringer får svar direkt i stället för en upptagetton. Läs mer om [vad Welvo gör](/funktioner) och hur ett [bokningssystem för tandläkare](/tand/bokningssystem) hänger ihop med telefonin.
Innan ni ändrar något, notera hur många samtal som kommer in per timme under en vanlig vecka och hur många som inte besvaras. Den siffran gör diskussionen konkret, och den visar oftast att problemet är smalare än det känns. Vill ni se hur Eira hanterar en måndagsmorgon på just er klinik, [boka en demo](/kontakt) så går vi igenom ert flöde tillsammans.
Läs vidare