Ombokning låter som en liten sak. En patient kan inte komma på tisdag och vill ha en annan tid. Men i praktiken blir det ofta en hel kedja: patienten ringer under lunchen när ingen svarar, lämnar ett meddelande, receptionen ringer tillbaka mitt i en behandling, och till slut hittas en ny tid två dagar senare. Under tiden har den gamla tiden stått bokad, och nu är det för sent att fylla den.
Kostnaden sitter sällan i själva ombokningen. Den sitter i allt runt omkring:
En smidig ombokning behöver tre saker. Patienten måste komma fram när det passar hen, inte bara när receptionen har tid. Den nya tiden måste vara en riktig ledig tid i journalsystemet, så att ingen dubbelbokning uppstår. Och den gamla tiden måste släppas direkt, så att den kan användas av någon annan.
Om något av de tre saknas blir ombokningen manuellt arbete igen. Det är därför kopplingen till journalsystemet spelar så stor roll. Läs mer om vad du bör kräva av ditt [bokningssystem för tandvård](/tand/bokningssystem).
Med Welvo svarar AI-receptionisten i telefon och chatt även när receptionen är upptagen eller har stängt. När en patient vill flytta sin tid identifierar hon patienten, hittar den befintliga bokningen och letar fram lediga tider direkt i journalsystemet, till exempel Muntra eller Opus. Patienten väljer en tid och ombokningen görs i systemet, inte på en lapp som någon ska föra in senare.
Kliniken bestämmer själv ramarna. Vilka behandlingar som får bokas om, hur nära inpå det får ske och när ärendet i stället ska lämnas över till en människa är era regler. Se hela flödet under [funktioner](/funktioner).
När tiden flyttas tidigt finns det fortfarande en chans att använda den. Ju snabbare en lucka syns i schemat, desto större chans att den kan erbjudas en patient som vill komma tidigare. Påminnelser några dagar före besöket gör samma sak från andra hållet. De ger patienten ett naturligt tillfälle att säga till i tid i stället för att utebli.
Resultatet blir färre samtal att ringa tillbaka, färre tomma stolar och patienter som stannar kvar i vården.
Vi visar gärna hur en ombokning ser ut från patientens första samtal till den nya tiden i ert journalsystem. [Boka en kort demo](/kontakt) så går vi igenom det med er klinik som exempel.
Läs vidare